流程的存在，不是為了製造各種麻煩，而是為了解決3種問題

2024-06-28 08:15
劉潤

觀點 / 劉潤主筆 / 二蔓責編 / 黃靜

本文首發於2023年09月

今天，我們重發一篇過往比較受歡迎的文章《流程的存在，不是爲了製造各種麻煩，而是爲了解決3種問題》，希望對你有所啓發。

以下是這篇重發文章正文。

每週一的午飯後，是我們這家小破公司進行例行會議的時間。我會用這個時間，和每一位業務負責人同步信息、對齊進度。本週一的例會，有些特別。我們花了很長時間，從業務，聊到了一件延誤的項目，又從項目，聊到了具體的項目流程。聊完之後，我有一種很強烈的感受：夥伴們對流程的重視程度，可能還是不太夠。

所以今天，我們就來聊一聊這個讓人又愛又恨的，流程。

愛的人，覺得流程的存在，意味着穩定、高效。

恨的人，認爲流程的存在，帶來了複雜、死板。

也經常有很多同學和我說，流程真的有那麼重要嗎？爲什麼要弄這麼多條條框框呢？爲什麼要搞得這麼複雜呢？不是應該越靈活越好嗎？

我不知道該如何回答這些問題。

但我想，理解一個問題，還是要先回到這個問題最本質的地方。

和你分享一個觀點：流程的存在，不是爲了製造各種麻煩，而是爲了解決3種問題。

哪3種問題？

我一個一個來說。也許並不全面，但相信會對你有啓發。

複雜度，會帶來混亂

流程要解決的第一種問題，是屏蔽複雜度帶來的混亂。

什麼是複雜度？

電影《飛馳人生》裏，有一個非常有趣的橋段。當張弛想要打造一臺賽車的時候，記星是這麼對他說的：

我得先搞個二手的S級OC發動機，還得有新的鍛造麴軸、鍛造連桿、鍛造活塞、低摩擦軸瓦、高角度凸輪軸、輕量化氣門、高強度氣門彈簧、定製排氣歧管、進氣管、九度火花塞、OKD......

太複雜了。你甚至可以說，一臺汽車，就是複雜度本身。這也是爲什麼人們說，汽車製造，是現代工業皇冠上的明珠。

但是，今天的駕駛員是怎麼來駕馭這種複雜度的呢？

是：1）上車調整好座椅、反光鏡；

2）確保檔位放在空擋、手剎拉在最高；

3）插入鑰匙轉動到底，發動機啓動，鬆手；

4）左腳踩住離合器，右腳踩住剎車，然後把擋位推入1擋，放平手剎；

5）左腳慢慢松離合器，同時右腳慢慢加油門；

6）車子開動後，完全鬆開左腳離合，踩右腳輕油門；

7）開動後，前方平坦無車就可以換2擋加速，換擋時右腳鬆開油門，左腳把離合踩到底，右手掛到2擋，左腳快速松離合器，同時右腳加油門。

是靠一套嚴謹的流程。

什麼是流程？

流程，就是一個或一系列連續有規律的動作。這些動作，以確定的方式發生、執行，直接導致着特定結果的出現。

駕駛員，就是靠着一系列連續有規律的動作，在駕馭一大堆雜亂無章的元素。而不是靠着對每一塊汽車零件的深刻理解。

公司管理，也是如此。

那麼，什麼是公司管理中的複雜度？

是：@小張，這個項目推進到哪裏了？@小李，會場的人怎麼還沒有到？@小王，項目方案今晚能做得出來嗎？是無窮無盡的信息。

太複雜了。你甚至可以說，一家公司的大羣，就是複雜度本身。小張有一個還沒被解決的問題，小李的工作出現了突發狀況，小王生病了需要請假。

但是，我們要怎麼做才能駕馭好這些信息呢？

還是靠流程。

我舉一個我們自己的例子。

在和一些行業夥伴、熱心同學交流的時候，我們經常會被問到這樣一個問題：你們是怎麼做到日更的？

這些文章，是提前寫好的嗎？要提前多久寫好？怎麼確定每篇文章寫什麼，誰來寫？怎麼確定每天發哪一篇，誰說了算......

這些問題，都很好，都很重要。從開始做公衆號的那一天起，我們就一直在思考這些問題。然後我們就發現，這些複雜的問題，永遠是想不完的。今天寫好的文章，明天也許就失去時效性了。明天寫好的觀點，後天也許就被證明是錯誤的。

那怎麼辦？

最終，我們用一套瀑布一樣的流程，屏蔽掉了這些複雜度。看圖。

我們把每一位編輯的工作進度，大致分成了4個部分。選題，寫作，完成，發佈。

每隔一段時間，我們都會有一批新選題進入“未分類”這一列，供編輯們進行選擇。這些選題，可能來自我見到一些達爾文雀之後的收穫，可能來自一些大咖在劉潤讀書會直播間做的分享，可能來自我對某一類讀者關心的問題的思考。每週一，我們的每一位編輯都會從中選走兩個，作爲本週的工作量。

選走之後，這個選題就會被貼上編輯的標籤，移入“寫作中”這一列，代表着“我已經在進行這項工作了”。每週五下班之前，必須完成，否則就記作一次break。完成之後，這個選題才能從“寫作中”移動到“待發布”。

發佈之前，編輯們還可以對文章的具體內容進行修改，解決錯別字、時效性、正確與否的問題。直到公衆號的負責人從“待發布”中選中選題，定時發佈，這個選題纔算是走完了它的一生。

你發現了嗎？

有了這套流程之後，編輯們就可以盯着這個面板來工作，只需要思考怎麼把拿到手的這個選題寫好，而不用去考慮其它瑣碎的、複雜的問題。

所以啊，流程，不是來製造麻煩的。

流程，反而是來屏蔽那些天然存在的麻煩的。

嘗試，會帶來損耗

流程要解決的第二個問題，是減少嘗試帶來的損耗。

什麼是嘗試？

嘗試，就是你在不確定行動和結果的因果關係的情況下，先採取行動。

舉個例子。

我今天突然心血來潮，想自己在家裏做一杯奶茶。但是，自制奶茶，該怎麼做呢？我可能會先泡一壺茶，接着，把牛奶加到茶裏。我也可能會直接把茶葉加到牛奶裏，再下鍋一起煮。

最後，我可能就會收穫到一杯特別難喝的飲品。

可是，我用掉的茶葉和牛奶，回不來了。我花進去的時間，也回不來了。

茶葉、牛奶、時間，也許還有我的好心情，就是嘗試帶來的損耗。

看到這裏，你可能會說，爲什麼要傻乎乎地試呢？直接上網搜不就好了嗎？

是的。直接上網搜。但是，我們想從網上直接搜到的東西，到底是什麼？

是：

1）準備25g茶葉、全脂牛奶；

2）鍋內加水，煮開；

3）水開後加入茶葉，改用小火燜；

4）大約3-5分鐘之後加入牛奶，大火煮開；

5）煮開之後，改用小火；

6）按需加糖；

7）用濾網濾出。

還是一套流程。一套相對更優的、確定了行動和結果的因果關係的，路徑。這套路徑，就是來解決茶葉、牛奶、時間、心情的損耗的。

在業務上，也是如此。

比如，最常見的銷售業務。請問，一個銷售，要如何從0到1，籤下一個客戶？

一開始，可能誰都不知道。但經過大量的嘗試，也許就能找到一套相對更優的流程。這套流程，也許可以大致地分成銷售前、銷售中、銷售後。銷售前，要如何尋找客戶？銷售中，要怎樣聯繫溝通、交易談判？銷售後，要怎樣做關係維護？

接着，對應到具體的行動，也許就是：

1）每天進行5次陌生拜訪；

2）按照“附件一”的話術，介紹自己的來意；

3）按照“附件二”的要求，向對方展示產品；

4）按照“附件三”的方法，與對方溝通、談判；

5）成交之後，按照“附件四”的方法，進行售後服務和關係維護。

聽上去，太討厭了。枯燥，機械。但這真的太重要了。

這也是爲什麼，機場經常會賣各種各樣的《銷售聖經》，每個公司的內部也會流傳着各種各樣的祕笈和手冊。

因爲只有梳理出關鍵的節點和流程，把行動下降到能立刻動手執行的程度，“銷售”這件事本身，纔可以不再那麼依靠天賦和感覺，讓每一個普通員工都可以學習。而不是老員工一走，就把“能力”一塊兒帶走。新員工一來，又要在“嘗試”上重新損耗一遍。

這還只是帶來了損耗。如果，捅出了婁子，帶來的是風險呢？

如果沒有流程，可能我們就會覺得無所謂，自作主張，試試就試試。但是，如果嘗試的後果，是承受不了的損失金額，是不能觸碰的法律紅線，是僅有一次的生命安全，怎麼辦？

所以啊，流程，不是來限制我們的。

流程，反而是來保護我們的。

責權利，會出現漏洞

流程要解決的第三個問題，是規避責權利對等的漏洞。

什麼是責權利對等？

責權利對等，就是責任、權力、利益必須同時、對等地發生在同一個主體身上。否則，就會出現各種各樣的管理問題。

我舉幾個例子。

比如，責任獨大。

想象一下，現在，由你負責一攤新項目。這個新項目很重要，你的責任重大。一旦出了問題，拿你是問。但是，我一不給你實權，二不給你利益。請問，你怎麼辦？

什麼？瘋了吧？沒有權力，我要怎麼推進項目？我去問產品部門的人，產品部門的人不理我。我去問銷售部門的人，他們又讓我去找開發部門的人。這我要怎麼弄？再說了，沒有利益，憑什麼讓我去做這件事？完成了，對我沒有一點好處。搞砸了，還要拿我是問。算了算了，我還是不蹚這趟渾水了。

是的。在責任獨大的情況下，不做、慢慢做、不好好做，就是最優選擇。

比如，權力獨大。

這攤新項目，從大到小，事無鉅細，都由你說了算。做好了，我們再來聊錢的事。做不好，我也不找你的麻煩。這下，你放心了吧？

什麼？做好了也不獎，做差了也不罰？那我不是白忙活了嗎？

這個時候，你的最優選擇就變成了：把權力賣掉。怎麼賣？把權力商品化，或者把權力資本化，去參與商品交換和市場競爭，換取金錢和物質利益。也就是我們常說的，權物交易、權權交易、權色交易、權錢交易。

再比如，利益獨大。

很多公司，會把“別跟我談感情，傷錢”作爲管理的信條。員工的工資、獎金、提成都特別誘人。

這件事本身不是錯。但是，具體執行的時候，卻忘記了給員工相應的權力和責任。這就誕生了所謂的，肥缺。

想象一下，如果一家公司裏，到處都是肥缺，那會是什麼樣的場景？

對外，什麼公司形象、企業價值觀，不管了。對內，哪裏還有這麼好的崗位，快搶啊。

責任獨大，權力獨大，利益獨大。我們都聽過，見過，感受過。

但坦白說，責權利對等的問題，很難被完美解決。因爲再好的規則，再好的分配，也總是會有漏洞。尤其，在一些新項目、新員工身上，很容易就出現“關鍵節點找不到人”、“出了狀況沒人負責”、“反正也沒我的好處”的情況。

那怎麼辦？

還是用一套流程來補這個漏洞。看圖。

每年十月的最後一個週六，是我們舉行年度演講的日子。爲了這個日子，我們會用一年的時間進行準備。十月之後，夥伴們就會進入一種非常忙碌的狀態。等到了年度演講的那一週，這種忙碌就會到達頂點。

可是，這種忙碌，在某種意義上對於我們團隊的夥伴們來說，是“額外”的。他們有自己的本職工作。我們也沒有專爲年度演講而設置的崗位。這中間就會有大量“扯皮”的隱患。怎麼辦？

把“年度演講”這個項目流程化。

先拆成若干個小任務。這些小任務，也許是當天公衆號文章的錯別字校對，也許是當天之前的視頻號預約按鈕，也許是各種各樣的物料準備。確定要做的任務，都寫下來，並儘量確定一個可以用來準確覈對的目標。

接着，責任到人。每一個小任務，都要保證有且僅有一個負責人。其他的夥伴才能知道，這個節點如果出了問題，該去找誰解決。開始做了嗎？完成了嗎？有沒有出現延期的狀況？都要在任務的“狀態”裏體現出來。

你甚至可以說，這套流程，就是責權利本身。

所以啊，流程，不是來製造官僚主義的。

流程，反而是來彌補官僚主義的。

現在，讓我們回到最開始的那些問題吧。

流程真的有那麼重要嗎？爲什麼要弄這麼多條條框框呢？爲什麼要搞得這麼複雜呢？不是應該越靈活越好嗎？

我想，理解一個問題，還是要先回到這個問題最本質的地方。

流程，就是一個或一系列連續有規律的動作。這些動作，以確定的方式發生、執行，直接導致着特定結果的出現。

如果流程帶來了各種各樣的問題，那也許是方式並不確定，也許是特定結果並不準確，也許是這套連續的動作根本就不是更優的路徑，但不是“流程”這件事本身有問題。

流程的存在，不是爲了製造各種麻煩，而是爲了解決3種問題。

屏蔽複雜度帶來的混亂，減少嘗試帶來的損耗，也規避責權利對等的漏洞。

希望我們都能理解流程，善用流程，獲得穩定、高效。

祝你，高效。

*個人觀點，僅供參考。

流程的存在，不是為了製造各種麻煩，而是為了解決3種問題

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